Aus der Praxis
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für kleine Firmen?
Empfangen müssen Sie schon seit 2025. Ausstellen ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz. Was das konkret bedeutet.
Kurz gesagt, empfangen müssen Sie strukturierte E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie sie erst ab 2027 oder 2028, je nach Vorjahresumsatz. Für die meisten kleinen Firmen bleibt also noch Zeit, eine Sache ist aber bereits heute Pflicht.
Die drei Fristen
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt eine E-Mail-Adresse, an die der Rechnungssteller die Datei schickt.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Firmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Was eine E-Rechnung wirklich ist
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD. Die Daten liegen so vor, dass die Software des Empfängers sie direkt weiterverarbeiten kann, ohne dass jemand sie abtippt.
Was Sie jetzt tun sollten
Wenn Sie bisher nichts vorbereitet haben, ist der wichtigste Schritt der Empfang. Sie brauchen einen Weg, eingehende E-Rechnungen anzunehmen und zu lesen. Das Ausstellen können Sie danach in Ruhe angehen, mit Blick auf Ihre eigene Frist. Ob dafür ein fertiges Programm reicht oder ein kleiner eigener Ablauf sinnvoller ist, hängt von Ihrer Rechnungsmenge und Ihren bestehenden Systemen ab. Mehr dazu in fertige Software kaufen oder selbst bauen.
Der Blick über 2028 hinaus
Die deutschen Fristen sind nur der erste Teil. Auf EU-Ebene hat der Rat im März 2025 das Paket zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter beschlossen. Ab dem 1. Juli 2030 wird die E-Rechnung samt digitaler Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU verpflichtend. Wer jetzt sauber aufsetzt, hat diesen Schritt später kaum noch vor sich.
Häufige Fragen
Muss ich als kleine Firma schon 2025 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Ausstellen müssen Sie erst ab 2027 oder 2028. Empfangen können müssen Sie strukturierte E-Rechnungen aber bereits seit Januar 2025.
Zählt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF gilt nicht als E-Rechnung.
Was passiert mit Papier- und PDF-Rechnungen?
Kleinere Firmen dürfen für Umsätze aus 2027 noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF abrechnen. Ab 2028 ist für inländische B2B-Umsätze die strukturierte E-Rechnung Pflicht.
Betrifft mich das auch, wenn ich nur an Privatkunden verkaufe?
Die Pflicht gilt für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht betroffen.
Quellen
Das ordne ich täglich ein.
Welche Anwendungen, welcher Anbieter, wo die Daten liegen. Genau das kläre ich für kleine und mittlere Unternehmen. Steht das bei Ihnen an, lassen Sie uns kurz sprechen.