E-Rechnung, fertige Software kaufen oder selbst bauen?

Die ehrliche Antwort zuerst, für die allermeisten Firmen ist ein fertiges Programm die richtige Wahl. Eigene Software nur für die E-Rechnung zu bauen, lohnt sich in wenigen Fällen, und die lassen sich benennen.

Warum fertig meistens reicht

Die E-Rechnung ist ein Standard, kein Wettbewerbsvorteil. Die Formate sind für alle gleich, und ein gepflegtes Produkt hält sie aktuell, wenn sich Vorgaben ändern. Genau das spricht gegen den Eigenbau. Sie würden etwas nachbauen, das es am Markt gut und günstig gibt, und müssten es danach selbst pflegen.

Wann ein eigener Ablauf günstiger ist

Es gibt eine klare Stelle, an der sich etwas Eigenes rechnet. Wenn Sie viele Rechnungen im Monat verarbeiten, bereits eigene Systeme betreiben und Ihr Ablauf von dem abweicht, was fertige Produkte vorsehen. Dann ist oft nicht ein großes Programm die Antwort, sondern eine kleine Anbindung, die das Fertige mit Ihrem Bestand verbindet.

Die Rechnung über drei Jahre

Rechnen Sie ehrlich. Eine Dauerlizenz kostet jeden Monat, über drei Jahre summiert sich das. Eine eigene Lösung kostet einmal in der Erstellung und danach in der Pflege. Erst wenn die laufenden Lizenzkosten die Summe aus Bau und Pflege deutlich übersteigen, ist der Eigenbau die günstigere Wahl. Für die meisten kleinen Firmen ist dieser Punkt nicht erreicht.

Der häufigste richtige Weg

In der Praxis ist die Antwort oft gemischt. Ein fertiges Programm für die E-Rechnung, dazu eine kleine Anbindung an das, was Sie schon nutzen, etwa die automatische Ablage in SharePoint. So kaufen Sie den Standard und bauen nur das eine Stück, das wirklich Ihres ist.